Het ambtenarencliché in kleur

We maken wel eens grapjes over hoe de ambtenarij of het 'staatsapparaat' functioneert. De een heeft het dan over een trage werking, de ander over inefficiënte aanpak. Voor mij leek het allemaal een ver-van-mijn-bedshow, tot vandaag, waar ik met enige trots de kalmte wist te bewaren bij een toch wel enigszins tenenkrullende procedure. Zet je alvast schrap voor wat hoongelach bij het volgende verhaal.

Reeds maanden zijn enkele ondernemers en ik bezig met het voorbereiden van een event in onze dorpskern. Omdat wij graag als rechtspersoon zouden vertegenwoordigd worden, leek het ons nodig om samen een vzw op te richten. We spraken een advocaat aan die onze statuten opstelde en we beslisten om gebruik te maken van e-griffie, een website waar we makkelijk de neerlegging zelf konden uitvoeren.

And thus the story unfolds

Ik had die taak op mij genomen en surfte via Safari (Mac) naar de website. Dat die copyright '2014' vermeldde, had wellicht al een zekere doodsreutel moeten aankondigen, maar goed, ik liet me niet van de wijs brengen.

Safari bleek een foute keuze te zijn, want ik kreeg bij de volgende stap meteen een melding dat de site niet veilig zou zijn en dat ik ze enkel op eigen risico kon openen (Beste surfer, ben je zeker dat je je wil begeven naar een site van de overheid?). Verhip. Firefox dan maar! Yes, ik geraakte verder, gegevens invullen en opslaan. Na een half uurtje laden, kreeg ik een time-out. Tweede poging. Opnieuw een time-out.

Chrome to the rescue! Jawel, ik slaagde erin om naar de volgende pagina te gaan (up yours 2014), maar blijkbaar kraaide ik net iets te vroeg victorie. Time-out. Meerdere pogingen leken te mislukken. Ik had nu echt geen zin om een andere browser te installeren, dus nam er dik tegen mijn zin een Windows-pc bij. Entering Edge. Warempel, Edge werkte en ik kon vlotjes alle stappen invullen, akte uploaden, statuten kopiëren, opslaan, betalen, klaar! Oef, na 4 uur kloten met browsers was ik er eindelijk in geslaagd om mijn taak uit te voeren. Blij en enigszins trots meldde ik aan mijn collega's het nieuwe btw-nummer. 

Een weekend passeerde. Nu moesten we enkel nog de rekening laten vrijgeven. 'Ja Tim, dit is niet OK, de neerlegging is leeg, er zijn geen statuten vermeld', zei de bank. Ik viel uit de lucht, want, perfectionist als ik ben, zou het niet van mijn gewoonte zijn om iets te vergeten. 'Het zal wel om een vergissing gaan, beste bank, laat ik even contact opnemen met e-griffie. Ik had inderdaad wat problemen met het neerleggen van alles, maar wellicht kent men het probleem daar en kan men het snel oplossen.' 

De e-griffie en de griffie, het olijke duo

Ik kreeg een vriendelijke dame aan de lijn die me zei dat er inderdaad problemen waren met e-griffie en het algemeen geweten is dat het met een bepaalde browser werkt en met andere dan weer niet. Ze zei me dat ik de statuten opnieuw moest invoeren.
-'Ja, ik wil dat wel doen, maar ik heb de akte reeds geüpload, daar staan die  statuten in, kan u ze niet uit de akte halen en in het systeem zetten?'

'Dat kan ik niet en het systeem laat dat niet toe.'

-'OK, dan zal ik opnieuw even inloggen op e-griffie en de statuten nogmaals toevoegen.'

'Alleen een notaris kan dat, u niet. U dient een wijziging op papier voor te leggen. Ik mail u de instructies.'

-'Ja, maar, u hebt alle gegevens elektronisch ontvangen, toch een beetje gek dat ik nu deze stappen moet ondernemen, niet?' Ik wist dat de '2014' als een strop rond mijn nek zou hangen.

'Helaas kan ik u niet voorthelpen. Fijne dag nog.'

Niet met mij dacht ik, dus ik belde terstond naar de griffie in Mechelen. Daar wist men mij te zeggen dat de problemen bij e-griffie gekend zijn, maar dat zij daar niets aan kunnen doen omdat e-griffie met een ander systeem werkt dan de griffie in Mechelen. Dus de akte die ik had geüpload, kregen zij niet te zien. Ik diende twee formulieren in te vullen, de akte te kopiëren in het juiste veld en -volgens de instructies- de drie oprichters te laten handtekenen op de achterzijde van de statutenpagina. Lekker 20ste eeuws, lekker op papier. Bovendien wist men mij te zeggen dat het dan drie weken zou duren om dat te loggen omdat ze de versies per post naar Brussel dienden te sturen (I kid you not).

Back to the 70s

Zo geschiedde, na de aanpassingen en rondrijden op jacht naar handtekeningen, legde ik met trots de documenten voor: betaalbewijs, formulieren 1 en 2, statuten, handtekeningen, ... Ik was er klaar voor en stond om 8.30 uur bij de griffie in Mechelen met mijn papieren versies (in drievoud).

Het lokaaltje voor vzw's bevond zich in een uithoek van het gerechtsgebouw. Bij het openen van de deur deed het interieur me meteen terugdenken aan een set uit 'De collega's', waar ik werd teruggekatapulteerd naar de jaren 70. Een kantoortje vol kasten en bergen papier, een geïmproviseerde balie die bestond uit nog eens twee kasten.

'Ja mijnheer, dit is niet in orde.' Ik zag een glinster in de ogen van de ambtenaar, dit was duidelijk kicken. Ze wees naar de drie handtekeningen op de achterzijde van luik B.

-'Ik heb nochtans alle stappen gevolgd die jullie me hadden gemaild.'

'Wie heeft u gemaild?'

-'Ik heb een mail van de helpdesk van e-griffie die vermeldt dat op de versozijde de namen en handtekeningen van de oprichters moeten staan.'

'Ah ja, e-griffie, maar wij zijn e-griffie niet he mijnheer, hier bent u bij dé griffie.' Een grijns volgde. 'Er mag maar één handtekening staan, geen drie.'

-'Mevrouw ik volg niet, die van mij staat ertussen, is toch goed, neen?'

'Neenee,' terwijl de ambtenarenadrenaline steeg, begin mijn bloeddruk ook toe te nemen, 'dit is geen wijziging, maar een erratum. In het geval van een erratum mag er slechts één handtekening staan. Bovendien moeten uw naam en uw functie in luik B vermeld worden.'

-'Jamaar mevrouw, mijn naam en functie staan hier reeds tweemaal vermeld.' Ik maande haar aan mijn rechterwijsvinger te volgen die richting blad wees en netjes onder de gevleugelde woorden 'Tim Briers - Penningmeester' gleed. 'Ziet u?'

'Ja, maar de procedure zegt dat uw naam en functie er nogmaals moeten worden vermeld. U had de procedure van een erratum moeten volgen.' De glinsters werden extatisch genot.

-'Maar, ik ... sta ... er ... reeds ... vermeld. Bovendien heeft niemand me iets gezegd van een erratumprocedure. Houdt een erratum per definitie geen wijziging in?' Ik dacht het pleit misschien te kunnen winnen met enige semantiek.

'U moet ook vermelden dat u de statuten neerlegt, hier, onder uw naam.' Ze ontweek mijn vraag dus volledig.

-'Dat stond niet in de mail van e-griffie vermeld.'
Ze haalde haar schouders op. 'Tja, de e-griffie ..., maar wij zijn ...'

​-'Dé griffie, ik heb het al begrepen. Goed, kijk, ik heb mijn laptop bij met de documenten. Ik voeg mijn naam en zinnetje toe en mail u dan het document. U kan het dan meteen afdrukken, ik zet er mijn handtekening op en klaar.'

'Neen, dat mag ik niet doen, onze procedure laat dat niet toe.'

-'Ik weet dat jullie dienst een algemeen mailadres heeft, dus u zegt me dat ik dit niet kan mailen en dat u het dan ook niet kan afdrukken.'

'Klopt. ik stel voor dat u het nog eens probeert op een later moment. Tot ziens.' Klets.

Verbouwereerd en kokend van ellende, droop ik af naar huis, om het bewuste zinnetje toe te voegen en nadien opnieuw binnen te brengen. De dame in kwestie was in haar nopjes en prees me voor het snel aanpassen van de documenten. 

Conclusie: anno 2020 blijken de overheidsdiensten nog steeds niet met elkaar te kunnen communiceren en zijn ze evenmin in staat om de procedures voor de burgers in een betere (uniforme) online dienstverlening te gieten. Bovendien zijn ze absolute nullen in duidelijke communicatie. Voorts wil ik niet denken in termen van clichés, maar in dit geval maak ik graag een uitzondering.